In der Regel kommt sie jedes Jahr und verursacht ein leichtes Grummeln im Magen des Vereinsvorstands.

„Denke ich an alles, habe ich Haftungsfallen? Es wird schon gut gehen – wie jedes Jahr…“

Das neue Jahr hat begonnen, der Jahresabschluss kommt noch auf Sie zu oder liegt bereits hinter Ihnen und es wird jetzt bereits Zeit, an die Jahreshauptversammlung 2018 zu denken.

Mit dem kleinen Fahrplan, den ich Ihnen zusammengestellt habe, ist das alles halb so wild. Damit fangen Sie früh genug an und haben ausreichend Zeit für die Vorbereitung und Umsetzung. Das ist wichtig: Denn eine gut vorbereitete Versammlung läuft deutlich besser.

Einige Punkte, die Sie beachten sollten:

  • Tagesordnung
  • Sachanträge
  • Dringlichkeit
  • Rechenschaftsbericht
  • Auskunftspflicht
  • Entlastung
  • Rücktritterklärung
  • Handlunsfähigkeit
  • Mehrheiten
  • Beschlussfähigkeit
  • Wirksamkeit
  • Protokollführung

Wenn es um die Jahreshauptversammlung geht, tun sich auf einmal eine Menge Fragen und Unsicherheiten auf:
Das fängt bei der Einladung und Tagesordnung an, und hört bei der Beschlussfassung und Protokollierung noch lange nicht auf.

Bevor Sie mit den Vorbereitungen für Ihre Jahreshauptversammlung beginnen können, müssen Sie natürlich erst einmal einen Termin dafür festlegen. Wenn die Satzung einen bestimmten Monat vorschreibt, in dem die Versammlung stattfinden muss, sind Sie hieran gebunden! Das Gleiche gilt für andere zeitliche Festlegungen. Denken Sie außerdem daran, den Termin so zu wählen, dass möglichst alle Mitglieder tatsächlich an der Versammlung teilnehmen können. Das bedeutet, dass Sie den Termin wochentags nicht vor 19 Uhr ansetzen sollten, an Sonn- und Feiertagen nicht vor 11 Uhr. Auch der Ort der Mitgliederversammlung muss leicht erreichbar sein. Haben Sie Ort und Zeit festgesetzt, können Sie mit den Vorbereitungen beginnen.

Hier ist der grobe Fahrplan für Sie!

3 Monate vorher

Räume buchen und festlegen
Buchen Sie jetzt einen Raum. Wenn Ihre Vereinssatzung nichts anderes besagt, haben Sie bei der Auswahl des Veranstaltungsraums freie Wahl.

Technische Ausstattung besorgen
Die technische Ausstattung (Flipchart, Beamer, Mikrofonanlage) sollten Sie mitbuchen, wenn diese vom Vermieter angeboten wird. Denn hat man einmal den Raum fest gebucht, wird das Drumherum am Schluss häufig vergessen, Wenn Sie eigene Geräte einsetzen, reservieren Sie diese jetzt.

Informationen zusammenstellen
Bereiten Sie jetzt den Rechenschafts- und den Finanzbericht vor.

Weitere Aufgaben
Soll ein Rahmenprogramm organisiert werden? Dann legen Sie jetzt Budget und Verantwortlichkeiten fest!
Prüfen Sie, ob Ehrungen vorzunehmen sind, und delegieren Sie die Verantwortlichkeiten für die Vorbereitung (Einladung, Reden usw.).

Aufgaben verteilen
Der Vorstand muss prüfen und entscheiden, ob den Anträgen stattge

6 Wochen vorher

Tagesordnung aufstellen
Mit der Einladung zur Mitgliederversammlung muss die Tagesordnung verschickt werden.

Datenbank aktualisieren
Prüfen Sie jetzt, ob mitgeteilte Adressänderungen bereits in der Vereinsdatenbank erfasst sind.

4 Wochen vorher

Einladung verschicken
Wenn Ihre Satzung keine längere Frist vorsieht, empfehle ich Ihnen, etwa einen Monat vor dem Termin die Einladungen zur Versammlung zu verschicken oder zu veröffentlichen. Denken Sie auch daran, den Termin zusätzlich auf der Internetseite und durch die Übungsleiter weitergeben zu lassen. Wichtig: In der Einladung zur Mitgliederversammlung muss die (ggf. noch vorläufige) Tagesordnung aufgelistet sein.

2 Wochen vorher

Aufgaben verteilen
Legen Sie verbindlich fest, wer auf der Mitgliederversammlung welche Aufgaben übernimmt.

Konzept erstellen
Sie erleichtern sich die Versammlungsführung, wenn Sie sich dafür ein schriftliches Konzept erstellen.

3 Tage vorher

Gehen Sie jetzt noch einmal die folgenden Punkte durch: technische Ausstattung und Bestuhlung, Verteilung der Aufgaben, Unterlagen, Ehrengäste, Redezeit pro Beitrag. Lesen SIe auch noch einmal die Bestimmungen der Satzung zur Mitgliederversammlung durch.

Tag der Mitgliederversammlung

Seien Sie als Vereinsvorsitzender frühzeitig am Versammlungsort, um die Mitglieder und Ehrengäste zu begrüßen. Achten Sie darauf, dass Sie bzw. der Versammlungsleiter alle Punkte der Tagesordnung behandeln

Geschafft!

Hiermit nehmen Sie sich den größten Streß und können beruhigt die Organisation vornehmen…

Weitere Aufgaben könnten jetzt sein:

  • Einladung zur Mitgliederversammlung
  • Aufgaben verteilen
  • Konzept erstellen
  • Tagesordnung